Le contenu est un élément central pour toute entreprise, qu’il s’agisse de documentation destinée aux clients ou à usage interne. Pour rester compétitives, les entreprises doivent répondre aux exigences de leurs clients. Dans cet article, nous étudierons comment le contenu structuré, et en particulier la norme Darwin Information Typing Architecture (DITA) XML, contribuent à une création de contenu plus efficace et de meilleure qualité. Nous verrons aussi pourquoi cette norme est devenue la référence en matière de création de contenu dans les entreprises de grande et moyenne taille.
Qu’est-ce que le contenu structuré ?
La séparation entre le contenu et le formatage !
Le contenu structuré permet de créer et de baliser des ensembles d’informations. Ces balises et les métadonnées supplémentaires qui sont intégrées au contenu augmentent la capacité à trouver, à réutiliser et à adapter le contenu à différentes applications.
Le contenu rédigé ainsi est plus agréable à lire et à comprendre, puisqu’il est organisé en plusieurs sections faciles à parcourir, en particulier lorsque le format de sortie est un format Web, tel que le HTML.
Le contenu structuré peut être publié vers de multiples canaux et formats en un seul clic, y compris les pages Web, les appareils mobiles et les documents imprimés. Le contenu peut donc être exploité par différents acteurs au sein de l’organisation, ou à des fins variées. Par exemple, le service marketing peut créer des fiches techniques à partir du même contenu que celui utilisé pour créer des manuels utilisateurs. Les informations des essais cliniques peuvent être réutilisées pour répondre aux demandes des documents d’enregistrement et de certification.
De nombreux procédés communs, tels que l’indexation, la création de tables des matières et le contrôle des versions, peuvent être automatisés grâce à un contenu structuré.
En éliminant la nécessité de suivre manuellement les modifications entre les versions, la structure facilite grandement la comparaison d’un document avec une version précédente ainsi que le suivi des modifications. Elle simplifie le processus de création de nouvelles versions d’un document.
Par ailleurs, un contenu structuré est davantage précis et juste, car il est plus facile de mettre à jour des sections spécifiques sans avoir à dupliquer des documents entiers. Cet aspect est particulièrement important pour les projets de grande envergure comportant de nombreux éléments autonomes, tels que les manuels ou les catalogues de produits.
Qu’est-ce que DITA XML ?
DITA (Darwin Information Typing Architecture) est un ensemble de langages de balises XML destinés à la création et à la publication de documentation technique. Conçue pour être polyvalente, flexible et réutilisable, selon le modèle de contenu structuré, la norme DITA permet de créer et de gérer des ensembles d’informations complexes, appelés “topics”.
La structure des topics, assemblés en cartes, sert de référence pour générer une large gamme de formats de sortie, y compris les formats Web (HTML), les ePubs et les PDF.
La norme DITA est mise à jour par le comité technique de l’OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards).
Comme avec d’autres systèmes de rédaction basés sur des composants, vous pouvez stocker tout votre contenu dans un répertoire central, qu’il s’agisse de Git ou d’un système de gestion du contenu par composants (CCMS).
En comparaison avec d’autres formats XML, DITA offre un certain nombre d’avantages par rapport aux méthodes traditionnelles de création de documents.
Quels sont les avantages du contenu structuré DITA XML ?
Un contenu modulable et réutilisable
Avec la norme DITA XML, vous pouvez créer un contenu structuré une seule fois, puis le réutiliser dans plusieurs formats et contextes. Vous pouvez ainsi décomposer votre contenu en plus petits modules pouvant être réutilisés de plusieurs façons. Le contenu modulaire est plus facile à appréhender, à mettre à jour et à traduire que le contenu non structuré.
Vous pouvez rédiger la section d’un manuel utilisateur une fois, puis utiliser le même contenu dans une formation ou un manuel de dépannage. Le contenu étant stocké dans un référentiel central, il est facilement accessible pour être réutilisé par plusieurs rédacteurs, ce qui évite d’avoir à le recréer à chaque nouveau projet.
Une seule source pour plusieurs formats
Avec DITA XML, vous pouvez créer un fichier source et le publier vers plusieurs formats de sortie, car il s’agit d’un format structuré qui utilise des balises pour identifier les différents types de contenu.
Une seule carte DITA peut être utilisée pour générer de nombreux formats et dans plusieurs langues. Vous pouvez donc réutiliser le contenu sur plusieurs sorties, ce qui permet de gagner du temps et d’économiser des efforts à long terme, tout en garantissant la cohérence de l’ensemble du contenu publié.
Un processus de traduction plus efficace et économique
La publication multilingue et de la gestion des traductions avec DITA XML peut faciliter le processus de localisation, le rendant plus efficace et économique. La réutilisation du contenu traduit permet de réduire les coûts liés à la traduction. Un composant étant traduit une seule fois, il n’est pas nécessaire de le traduire à chaque réutilisation ou occurrence dans une autre documentation.
En plus d’une gestion optimisée de la publication multilingue, DITA XML vous permet également de stocker votre contenu séparément pour chaque langue. Cet aspect facilite grandement la mise à jour de vos traductions.
Vous pouvez donc gérer vos traductions avec plus d’organisation et d’efficacité : les modifications apportées pour une langue n’affectent pas les autres.
DITA XML prend également en charge les métadonnées liées à la traduction, telles que le statut de la traduction et la mémoire de traduction, qui peuvent être utilisées pour suivre la progression des traductions et assurer la cohérence d’une langue à l’autre.
En séparant le contenu pour chaque langue, vous pouvez également travailler avec des équipes de traduction spécialisées qui peuvent se concentrer sur une langue à la fois, assurant une meilleure qualité des traductions. DITA XML permet d’utiliser des outils de mémoire de traduction, ce qui permet aussi de gagner du temps.
Une plus grande facilité de formatage et de publication
La possibilité de formater et de publier le contenu de différentes manières devient de plus en plus essentielle à mesure que le contenu gagne en complexité.
Puisque le formatage est centralisé, les rédacteurs n’ont pas à se préoccuper des formats de sortie spécifiques.
PDF ou Web ? Cette décision est entre les mains de l’équipe d’architectes de l’information, des responsables de la stratégie de contenu, etc. Le rédacteur doit simplement indiquer le format requis au moment de la publication, pour quel public il souhaite publier, puis le contenu adéquat est transféré vers la plateforme de publication ou le répertoire.
Que la lecture se fasse à l’écran ou sur papier, que l’on soit utilisateur ou ingénieur de service, le rédacteur n’a plus à se soucier de modifier la mise en forme au moment de la publication.
Une structure de contenu précise et normée
DITA XML offre une structure précise pour le contenu qui peut être facilement interprétée et traitée par des systèmes automatisés. Les structures normalisées sont indispensables pour assurer l’efficacité des flux de travail dans le domaine de la publication.
En normalisant la structure, le traitement du contenu pour la publication est particulièrement rapide et efficace. C’est la solution idéale pour les projets de grande ampleur, avec de nombreux contributeurs.
La structure du contenu peut être facilement personnalisée et étendue
L’un des avantages les plus importants est la possibilité de personnaliser et d’étendre facilement la structure du contenu pour répondre aux besoins spécifiques d’un projet ou d’un flux de travail précis.
Une entreprise peut créer un schéma DITA XML personnalisé qui n’inclut que les éléments et les attributs dont elle a besoin pour son flux de travail. Par exemple, si elle souhaite utiliser DITA XML pour la documentation technique, tous les membres de l’équipe de documentation de l’entreprise peuvent alors utiliser ce schéma personnalisé, ce qui permet d’obtenir des documents à la fois cohérents et parfaitement structurés.
Ce même contenu peut ensuite être utilisé pour créer du support pédagogique par l’équipe d’eLearning de l’entreprise, en utilisant simplement les instructions de fonctionnement présentées dans le code.
Harmonisation de la terminologie et du guide de style
Améliorez la qualité, la précision et la facilité d’utilisation de la documentation technique. Avec DITA, vous pouvez définir les termes et le jargon spécialisés de manière centralisée, puis utiliser des outils et des plug-ins pour garantir le respect des guides de style et de la terminologie définie dans l’ensemble des documents du projet.
Cela permet de garantir la cohérence du langage, du ton et du formatage, ce qui facilite la compréhension et l’utilisation par les lecteurs des informations communiquées dans la documentation.
Le contenu structuré avec DITA XML est une solution parfaite pour les entreprises qui cherchent à améliorer la qualité et la cohérence de leur documentation.
Conclusion
Adopter DITA XML pour la création de contenu structuré, c’est faire le choix de l’efficacité, de la flexibilité et de la précision. Cette norme permet de transformer la gestion de contenu en un processus agile et collaboratif, où chaque information peut être réutilisée, traduite et adaptée en toute simplicité. En centralisant les informations dans un format structuré, les entreprises gagnent non seulement en cohérence, mais aussi en rapidité, tout en réduisant les coûts et les erreurs.
Grâce à DITA XML, la publication multicanale, la gestion de versions et la traduction deviennent des processus fluides, sans compromis sur la qualité. Les équipes sont ainsi libérées des tâches répétitives et peuvent se concentrer sur l’essentiel : la création de contenu à forte valeur ajoutée.
DITA XML représente bien plus qu’un simple choix technique pour les acteurs des secteurs techniques ou industriels. C’est un véritable levier stratégique pour offrir une documentation de qualité, adaptée aux besoins d’une audience toujours plus exigeante.
Pour aller plus loin :
Rendez-vous sur notre blog en français pour consulter d’autres articles sur ce sujet et sur les stratégies de gestion de contenu, afin d’améliorer le cycle de vie de la documentation !
- Débuter en rédaction DITA XML : le guide complet
- Consultez d’autres articles de Componize en anglais
- Rendez-vous sur notre chaîne YouTube pour découvrir nos interviews et discussions avec des experts du secteur sur tous les aspects de la communication technique.
